So verbessert sich die Quote beim Nachfassen von Angeboten massiv!

„Wir haben mit dieser Automation von UnternehmenDigital aus Jena unsere Annahmequote bei der Nachverfolgung von offenen Angeboten um 30% gesteigert!

Das Best daran: Unser hausinterner Vertrieb hatte deutlich weniger Arbeitspensum.”

-Vertriebsleiter des Auftraggebers-

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Ausgangslage

Die Firma ist ein Handelsbetrieb der erneuerbaren Klima- und Heiztechnik nach KMU Merkmalen. Mit jahrzehntelanger Erfahrung produziert und vertreibt sie CO²-freundliche Holzheizungen, Pelletheizungen, Solarthermie, Wärmepumpen sowie wasserführende Kaminöfen für Kunden in der gesamten EU. Hier werden modernste und effiziente Pelletkessel, Holzvergaser oder Kaminbausätze gefertigt und vertrieben, die den Ausstoß von Umweltschadstoffen und Treibhausgasen deutlich reduzieren und zudem noch die Energiekosten der Kunden gleich halten.

Die Nachfrage nach solchen modernen und umweltfreundlichen Heizsystemen ist so hoch, dass allein vier Mitarbeiter mit der individuellen Konfiguration der kundenspezifischen Anforderungen ausgelastet sind und bis zu 26 Angebote pro Tag versenden. Es bleibt keine Kapazität mehr für das gebotene telefonische Nachfassen der versendeten Angebote und die Betreuung der gewonnenen Interessenten. Die Prozesskette hat hier einen massiven Medienbruch, der zu einem Verlust der Kundenbeziehung führte und sehr viel Wirtschaftspotenzial versickern lässt. Hier soll mit einer Automation der Angebotsnachverfolgung wichtige E-Commerce /E-Procurement- Prozesse herbeigeführt und bisher händisch ablaufende Workflows effizient digitalisiert werden.

Lösungsansatz:

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UnternehmenDigital schlägt zur Lösung der Problemstellungen die  innerbetrieblichen Prozesse digitalisieren, d.h. mit digitalen Werkzeugen automatisieren, von Medienbrüchen befreien damit auch gleichzeitig beschleunigen. Zentraler Kern ist die Digitalisierung des Angebotsnachverfolgungsprozesses, der momentan nur sporadische vollzogen werden kann. Unter Nutzung von wenigen Cloud Software Tools soll der E-Commerce Prozess automatisiert und interaktiv ablaufen, damit die Kunden im regulatorisch bestimmten Zeitraum Ihr Angebot erhalten, kontrollieren, verändern und auch rechtskonform bestätigen können. Gleichzeitig kann durch den interaktiven, automatisierten Informationsaustausch mit den Kunden auch die Qualität der Kundenbeziehung geschärft werden. Dieser standardisierbare Vorgang kann dann durch die digitale Automation mit einer deutlich höheren Kontaktfrequenz auch skaliert werden. Im Gegenzug soll die Automation dieser E-Commerce Prozesse die Belegschaft zeitlich entlasten und wieder Ihrer eigentlichen Tätigkeit der Kundenbetreuung und -information mehr Spielraum verschaffen.

 

Zielstellung

Die aktive dreimalige Nachverfolgung aller Angebote binnen 14 Tagen und gezielte Zuführung zum Vertriebsinnendienst.

Vorgehensweise

Erstellung:


    • Etablierung digitaler E-Commerce Schnittstellen zu Anfragewegen und Konfigurationsteam.
    • Konfiguration im ERP standardisieren und als digitales Formulardokument ausgeben
    • Das Dokument im Cloudspeicher eineindeutig  archivieren und zum Download bereitstellen
    • automatisierte, mehrstufige Nachsorge über eine Vielzahl von Schritten.
    • automatisierte DSGVO konforme Pflege von Interessenten- und Kundendaten
    • reaktionsgesteuerte Skalierung der Kundenbetreuung per individueller Triggerpunkte.
    • After Sales Prozesse reaktionsbasiert automatisch starten.

Resultate unserer Kampagne:

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Mit digitalen Automationswerkzeugen ist es möglich, die Insellösungen zu verbinden sowie die Medienbrüche zwischen Shop, ERP-System und manueller Konfiguration zu überbrücken. Dazu sollen zuerst alle bisher manuell ablaufenden E-Commerce-Prozesse zwischen dem Kunden und Anbieter digital abgebildet und automatisiert werden. Das betrifft vor allem die Nachsorge Workflows ab der Erstellung der Konfiguration. Hierzu wird ein Cloudspeicher initiiert, der die fertigen Konfigurationen und erstellten Angebote aus dem lokalen ERP aufnimmt. Von dort zieht sich die digitale Automationssoftware die geprüften Dateien für den automatisierten Versand an den Besteller. Versendet wird nicht mehr über E-Mail Konten. Es wird ein Link zu dem Cloudspeicher versendet, mit dem der Besteller sich den kompletten Prozess selbst ansehen und seine Konfiguration mit Angebot holen kann. In einem voreingestellten Automationsprozess erinnert die Cloudsoftware nun den Ersteller als auch den Empfänger innerhalb der regulierten zeitlichen Grenzen an die Dokumente und benachrichtigt beide über digitale Wege im Reaktionsfall. Das digitale Automationswerkzeug übernimmt damit die zentrale Verwaltungsfunktion für alle Interaktionen. Es kann ohne weiteres über Standard Schnittstellen auch an das hier verwendete Webshop System anbinden, was einen weiteren massiven Medienbruch verschließt und manuelle Prozesse in Digitale wandelt. Durch die Umwandlung manueller Abläufe wie E-Mail Versand in einen interaktiven Formularprozess können auch mehr als 30 Konfigurationen pro Tag rechtzeitig nachverfolgt in einem skalierbaren und messbaren Parallelprozess werden. 

Damit wird allein in dem Bereich der bisherige manuelle Aufwand von 16 h auf 5h wöchentlich gemindert.

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Vertriebsleiter des Auftraggebers

Vertriebsautomation lässt tief blicken, vor allem in die Gewohnheiten und Bedürfnisse der Kunden. Die Nachverfolgungsabläufe von UnternehmenDigital erfordern nur wenige Klicks und führen zu deutlich höheren Konversionen von über 30% im Vergleich zu vorherigen Abläufen.  „Der vorhandene Vertriebsprozess wurde digitalisiert und somit skalierbar automatisiert. Das Resultat sind eine Vielzahl von neuen Daten zum Nutzerverhalten. Somit erlösten wir die Vertriebsmitarbeiter von oft ergebnislosen Telefonaten mit Leads, ohne Bedarf oder Budget. Unser Kunde kann jetzt zielgerichteter arbeiten und direkt die heißen Bedarfsträger kontaktieren.”

– Fagus Pauly, Geschäftsführer UnternehmenDigital GmbH in Jena-

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